Nemôžem, mám veľa práce, nemám čas, mám jeden meeting za druhým, nič nestíham. Koľko krát sme takto odpovedali svojim kolegom, keď od vás niečo potrebovali, prípadne nás chceli vytiahnuť na pokec pri káve, keď to ešte bolo normálne. Na druhej strane, koľko krát sme dostali takú odpoveď my sami? S príchodom korporátneho sveta ako keby ruka v ruke prichádzal fenomén zaneprázdnenosti (busyness).
Prečo nám tento stav vyhovuje?
Najnovšie prieskumy ukazujú, že až 30-50% času strávime na meetingoch, ktoré zaberajú veľkú časť z pracovného dňa, z toho je asi 60% z nich absolútne zbytočných. Či je to tak, alebo nie, asi sme si aspoň raz v duchu, a možno aj nahlas povedali, že bez toho, či tamtoho meetingu by sme sa pokojne zaobišli, a koľko krát sa nám stalo, že sme iných obrali o čas podobne „produktívnym“ meetingom. Dôvody, že máme neustále viac práce, ako sme schopní zvládnuť, sú rôzne. Od nedostatku zamestnancov (tento dôvod teraz nechajme bokom, zmena nie je úplne v našich rukách), cez zlý time management, až po fakt, že nám to vyhovuje práve pre ten falošný pocit nenahraditeľnosti, aj keď syndrómu vyhorenia už klopeme na dvere a vôbec si to nemusíme uvedomovať. Síce nič nestíhame, ale aj tak ochotne kývneme na ďalší projekt. Jednak preto, že nám robí problém povedať nie, prípadne sa snažíme utiecť pred niečím, čo nechceme prežívať, a zaneprázdnenosť používame ako výhovorku pred sebou, ktorá nás chráni pred úzkosťou a strachom zo zlyhania. Podľa niektorých psychológov ide vlastne o istý druh lenivosti, kedy aktivitami bez pridanej hodnoty prekrývame problémy, ktoré sa nám nechce riešiť. Na bežnú otázku, ako sa máme, často odpovedáme, „busy“, čím si veľa krát zvyšujeme sebahodnotu a budujeme falošný pocit nenahraditeľnosti. No a ako posledné by som spomenula, že nám to jednoducho robí dobre, aj keď vieme, že vôbec neprospieva. Takéto deštrukčné správanie môže poukazovať na našu závislosť od tohto stavu.
Čím som viac „busy“ – tým som viac produktívny?
Ak niekomu povieme, že sme busy, čo mu tým vlastne chceme oznámiť? Že toho veľa stíhame? Že je náš život naplnený? Že sme dôležití? Alebo že sme „in“? Zaneprázdnenosť sa stala symbolom úspechu, novým normálom, kultom, ktorý je hodný obdivu. Domnienka, že ide o symbol úspechu je v spoločnosti tak rozšírená, že pri chvíľke nečinnosti môžeme pociťovať strach, prázdnotu a výčitky svedomia. Sama som sa nedávno pristihla pri pocite, že márnim svojim potenciálom, časom, talentom neviem ešte čím všetkým, pretože nemám od rána plný kalendár termínov, meetingov, ale je ich toľko, že stíham aj prestávky pomedzi ne, ba aj bežnú agendu dokončím počas štandardného pracovného času a bez stresu. Lenže pokojný a nevystresovaný človek, ktorý s prehľadom všetko stíha vyzerá vždy nejako podozrivo, že?:) Mnohými tak pozitívne vnímaný stav je spôsobený presvedčením, že zaneprázdnený človek disponuje charakterovými vlastnosťami a kompetenciami, ktoré sú žiadané na pracovnom trhu. Inými slovami, čím viac zaneprázdnený, tým schopnejší v očiach iných. Realita je ale taká, že čím viac sme zaneprázdnení, tým viac škodíme nielen sebe, ale aj svojej práci. Často sa spoliehame na multitasking (ktorý ale nefunguje a naopak, znižuje schopnosť sústrediť sa). Ak sme v časovom strese, naša pozornosť a kognitívne pásmo (náš mentálny priestor) sa zužujú, akoby sme sa ocitli v tuneli a to nám nedovoľuje využívať kognitívne zdroje efektívne. Inými slovami, akoby sme pre jeden strom nevideli les. Tunnelling nám umožňuje maximálne sa sústrediť na aktivitu, no v súvislosti so zaneprázdnenosťou je tento stav vnímaný skôr negatívne, pretože práve pre časový stres a v panike preskakujeme z jednej úlohy (často nepodstatnej) na druhú úlohu (často nepodstatnú). Podľa výsledkov nedávno publikovanej štúdie preskakovanie medzi nedokončenými úlohami o 25 % zvyšuje čas dokončenia a tiež riziko chybovosti a znižuje schopnosť spracovávať informácie. Spoločnosť Microsoft zistila, že zamestnancom, ktorí prerušovali projekty tým, že odpisovali pomedzi to na e-maily, odpovedali na telefonáty, prípadne riešili ďalšie úlohy trvalo v priemere 15 minút, počas ktorých len tak browsovali po internete, kým sa vrátili naspäť k hlavnej náplni práce. Prekvapilo ich najmä to, aké jednoduché je človeka vyrušiť, a ako dlho mu potom trvá, kým sa vráti k pôvodnej aktivite. V ďalšej štúdii zase vedci prišli na to, že preskakovaním medzi jednotlivými aktivitami strácame 20-80% produktivity.
Ako z toho von?
Je úplne normálne, že máme obdobia, kedy máme práce nad hlavu, a je to tak v poriadku. No tie by sa mali striedať obdobiami pokojnejšími. Problém nastáva vtedy, ak sa stav zaneprázdnenosti pre nás stane bežnou záležitosťou, a začneme si myslieť, že život taký jednoducho je, alebo si tým niečo kompenzujeme, hoci nám to úplne nevyhovuje.
Nie som zástancom všeobecných rád a instantných riešení. Čo jednému pomôže, inému vyhovovať nemusí. Chce to naozaj čas a hlbokú sondu do duše. Pokúsme sa sami pre seba úprimne odpovedať na otázky: Prečo mi tento stav vyhovuje? Čo mi chýba? Pred čím utekám? Myslím si, že dôvody, pre ktoré sa ktokoľvek dostal to toho kolotoča sú jedinečné. Preto by aj riešenie malo byť jedinečné a ušité na mieru. Ale opäť, zmena je len v mojich, vašich, našich rukách a prvým krokom okrem priznania si stavu by mali byť odpovede na vyššie spomenuté otázky. Treba byť k sebe láskavý a dopriať si čas. Ak by sme totiž zo dňa na deň výrazne zredukovali pracovné aktivity, hoci neproduktívne, môže sa dostaviť pocit prázdnoty, ktorý nás nakoniec dovedie späť na začiatok.
Sme súčasťou dynamického a rýchlo sa meniaceho sveta, ktorý na nás prirodzene vyvíja tlak a núti nás bežať s časom opreteky. My si musíme nastaviť hranice a občas nie je na škodu zamyslieť sa nad tým, či nedávame ostatným až priveľa priestoru na to, aby zapĺňali náš kalendár neproduktívnymi aktivitami. Či sa nám to páči, alebo nie, zaneprázdnenosť je predovšetkým slobodná voľba každého z nás. No a predsa len, jedno malé pozorovanie, alebo rada na záver. Veľa krát to s prácou preháňame a nič sa nestane, ak si dáme deň lenivec, áno, aj počas pracovného týždňa, dovoľme si to, považujme to za akúsi odmenu za odvedenú prácu. Pravidelný oddych je ako balzam na dušu. Dodáva nám potrebnú energiu a pomôže nám stíšiť sa. Ak podľahneme kultu zaneprázdnenosti, ochudobňujeme seba, ale aj nášho zamestnávateľa o jeden z najlepších nástrojov na zvyšovanie kreativity, produktivity a celkovo pocitu šťastia, ktorý nám môže dať obyčajne neobyčajný odpočinok. Opakom zaneprázdenosti nie je lenivosť. Opakom je zmysel, voľba a prioritizácia.
Andrea
Senior Consultant